همگی ما به خوبی آگاهیم که برنامه ریزی روزانه چقدر اهمیتی در دستیابی به اهداف خود و پیشبرد کارهایمان دارد. با این حال، چرا بسیاری از ما به برنامه‌ریزی روزانه اهمیت نمی‌دهیم و وظایف را بدون برنامه و مدیریت زمان انجام می‌دهیم؟ در واقع، ما دچار سهل‌انگاری می‌شویم؛ زیرا به نظر می‌رسد برنامه‌ریزی یک وظیفه سخت و خسته کننده است. اگر شما نیز با این مشکل مواجه هستید، می‌توانید در این متن روش‌هایی را بیاموزید که بدون احساس خستگی، برنامه ریزی را انجام دهید و وظایف خود را با اولویت‌بندی و زمان‌بندی مدیریت کنید.
زمانی که تعداد فعالیت‌های روزانه زیاد می‌شود و شما باید بر روی چندین پروژه به طور هم‌زمان کار کنید، غرق شدن در کارها امری طبیعی است. اما اگر بلافاصله پس از ورود به محل کار به سراغ انجام کارهای روزانه بروید، ممکن است نتیجه‌ای عکس‌العملی را بدست آورید. تحقیقات نشان می‌دهند که صرف ۱۰ دقیقه زمان برای برنامه‌ریزی کارها می‌تواند تا ۲ ساعت در زمان شما صرفه‌جویی کند. برنامه ریزی روزانه (daily planning) نه‌تنها برای اطمینان از انجام شدن کارها مهم است، بلکه به کاهش استرس و افزایش آرامش شما نیز کمک می‌کند.
برنامه ریزی روزانه
همگی ما به خوبی آگاهیم که برنامه ریزی روزانه چقدر اهمیتی در دستیابی به اهداف خود و پیشبرد کارهایمان دارد. با این حال، چرا بسیاری از ما به برنامه‌ریزی روزانه اهمیت نمی‌دهیم و وظایف را بدون برنامه و مدیریت زمان انجام می‌دهیم؟ در واقع، ما دچار سهل‌انگاری می‌شویم؛ زیرا به نظر می‌رسد برنامه‌ریزی یک وظیفه سخت و خسته کننده است. اگر شما نیز با این مشکل مواجه هستید، می‌توانید در این متن روش‌هایی را بیاموزید که بدون احساس خستگی، برنامه ریزی را انجام دهید و وظایف خود را با اولویت‌بندی و زمان‌بندی مدیریت کنید. به عنوان مثال، یک جدول برنامه ریزی را برایتان معرفی می‌کنیم. برنامه‌ریزی در دنیای پرمشغله و مدرن امروزی یک نیاز حیاتی و ضروری است؛ برای دستیابی به موفقیت در زندگی شغلی و شخصی، نباید از آن غافل شوید.در این مقاله ازسایت هاریکا ایده، به بررسی 7 راهکار عملی در برنامه‌ریزی روزانه و تأثیر آن در کیفیت زندگی پرداخته‌ایم.
بهترین روش برنامه ریزی روزانه
روش‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی روزانه وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. در ادامه، بهترین روش‌های برنامه ریزی روزانه را بررسی خواهیم کرد:
-
تعیین اولویت‌ها
با تعیین اولویت برای فعالیت‌ها، می‌توانید تمرکز خود را بر روی کارهای مهمتر و ضروری‌تر بیشتر کنید.
-
تقسیم زمان در برنامه ریزی روزانه
به جای تلاش برای انجام همه کارها به طور هم‌زمان، زمان را برای هر فعالیت تقسیم کنید و به ترتیب به انجام آنها بپردازید.
-
استفاده از لیست کارها
ایجاد یک لیست کارها به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها را به ترتیب و اولویت‌بندی کنید و از اشتباهات و اهمال‌کاری جلوگیری کنید.
-
تخصیص زمان برای استراحت
در برنامه ریزی روزانه ، زمان استراحت و تفریح همچنین باید مورد توجه قرار گیرد. استراحت منظم به شما کمک می‌کند تا انرژی و تمرکز خود را برای انجام کارها بهبود بخشید.
-
مدیریت زمان برای انجام کارهای تکراری
برای کارهای تکراری، می‌توانید الگوها و روش‌هایی ایجاد کنید تا زمان برنامه‌ریزی را کاهش دهید و بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
راه‌های بهبود برنامه ریزی روزانه
برای دست یافتن به بهترین برنامه ریزی روزانه ، می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:
-
یادداشت برداری از تمامی کارها
ابتدا با نوشتن تمامی وظایفی که در طول هفته به طور معمول انجام می‌دهید، شروع کنید. در این مرحله، نیازی به سازماندهی کارها نیست و به جای آن، تمام وظایف مختلف را به صورت لیست ثبت کنید. حتی کارهایی مانند شستن ظروف یا مرتب کردن لباس‌ها که به‌طور متناوب انجام می‌دهید، نیز در لیست قرار دهید.
-
انتخاب اولویت ها در برنامه ریزی روزانه
بعد از تهیه فهرست کارها، آن را مرور کنید و اولویت‌های روزانه را تعیین کنید. می‌توانید از هایلایتر برای سازماندهی بصری اولویت‌های خود استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید نیازهای کاری روزانه مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها را با رنگ آبی و نیازهای شخصی مانند کتاب‌خوانی یا قهوه‌خوری با دوست را با رنگ سبز مشخص کنید. می‌توانید از ماتریس آیزنهاور برای تعیین اولویت‌ها استفاده کنید و همچنین می‌توانید از کتاب “قورباغه‌ات را قورت بده” نیز برای ایجاد این اولویت‌بندی‌ها بهره ببرید.
-
توجه به تعداد انجام هر کار
لیست هایلایت شده را مرور کنید و تعداد مرتبه‌ای که هر کار باید انجام شود، مشخص کنید. این تعداد را در کنار هر کار یادداشت کنید. به عنوان مثال، یک عدد “۷” در کنار “تهیه ناهار” بنویسید، زیرا این کار را هر روز باید انجام دهید.
-
دسته‌بندی کارهای مشابه
بررسی کنید آیا کارهای مشابهی وجود دارند که با دسته‌بندی آنها می‌توانید بازدهی را بیشتر کنید؟ به عنوان مثال، اگر در لیست کارهای روزانه خود “شستن ظروف” و “تمیز کردن آشپزخانه” را دارید، می‌توانید این کارها را پشت سر هم انجام داده و در نتیجه زمان قابل توجهی را صرفه‌جویی کنید، زیرا در یک قسمت از خانه اندرادامه، توصیه میکنم برخی از راهکارهای دیگر را نیز مد نظر داشته باشید:
-
برنامه ریزی روزانه در زمان محدود
برای هر وظیفه، زمان محدودی را تعیین کنید و سعی کنید در آن زمان آن را انجام دهید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا کارها را به طور مداوم انجام دهید و از ضایع کردن زمان جلوگیری کنید. اگر زمان محدودی برای انجام یک وظیفه ندارید، ممکن است در آن بیش از حد وقت بگذارید و برنامه ریزی روزانه خود را بهم بریزید.
-
استفاده از فنون مدیریت زمان
استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمانی مانند تکنیک Pomodoro می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین استفاده را از زمان خود ببرید. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا زمان را به بازه‌های کوتاه تقسیم کنید و در هر بازه به مدت ۲۵ دقیقه به یک وظیفه اختصاص دهید. سپس پس از اتمام هر بازه، ۵ دقیقه استراحت کنید. این روند را تا زمان اتمام کارها ادامه دهید.
-
انعطاف‌پذیری
اگر برنامه ریزی روزانه خود را تنظیم می‌کنید، در نظر داشته باشید که ممکن است موارد غیرمترقبه پیش بیاید و برنامه شما را تغییر دهد. بنابراین، برنامه روزانه خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که انعطاف‌پذیری داشته باشد و بتوانید در صورت نیاز تغییراتی در آن ایجاد کنید. این به شما امکان می‌دهد تا با سربارهای غیرمنتظره مقابله کنید و برنامه روزانه خود را به‌روزرسانی کنید.
